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La méthode SCRUM

Qu’est-ce-que la gestion de projet Scrum ?

Commençons par les bases de cette méthode : définition de scrum

Une définition simple serait la suivante : il s’agit d’une façon de produire fondée sur vos expérimentations concrètes plutôt que sur la base d’un plan d’actions théorique et abstrait. L’un des objectifs principaux de cette gestion de projet est de vérifier si la manière dont vous vous y prenez produit les résultats attendus. Aujourd’hui cette méthodologie est retenue surtout pour le management de projets informatiques et de recherche et développement.

Pourquoi proposer un scrum ?

Un scrum est idéal si vous avez besoin de dynamiser une équipe ou de mettre en place un rythme de travail permettant des retours clients réguliers. Ce cadre de travail est souvent préconisé pour les projets informatiques, les projets de recherche et de développement. Il est complémentaire des méthodes de gestion de projet actuelles. Il est tout aussi utilisable pour de longs projets que pour des projets avec un livrable attendu à court terme.

Comment ça marche ?

Avec cette façon de fonctionner, vous décomposez votre projet en éléments autonomes afin de pouvoir vérifier les résultats de production de chacun d’entre eux régulièrement.

Qu’est-ce-que le scrum master ?

Nous devrions plutôt nous demander qui est le scrum master ? Il s’agit du facilitateur projet. Le propriétaire du produit ( qui est souvent le client de l’équipe), est le capitaine qui oriente l’équipe. Il a notamment en charge de définir les exigences. Le scrum master a en charge la performance de l’équipe et doit anticiper les risques. Il est en charge de :

  • la planification des sprints,
  • l’animation des scrums 
  • la communication dans les équipes
  • du management de l’équipe.
  • de l’optimisation de l’intelligence collective

Comment fonctionne une équipe scrum ?

En théorie un fonctionnement type scrum se fait en 5 étapes clefs :

  1. La définition des exigences
  2. Le backlog projet/produit
  3. La planification des sprints
  4. Le sprint et le scrum quotidien
  5. La revue du sprint
  6. La rétrospective du sprint

a. La définition des exigences

Les exigences sont les objectifs finaux à atteindre. Scrum étant à la base un cadre de fonctionnement pour le développement informatique, il s’agit de définir l’ensemble des fonctionnalités souhaitées. Les exigences comprennent une vision (ou cahier des charges), cela vous permet de définir où vous souhaitez aller. Pour cela vous devez répondre aux questions clefs suivantes :

  • Qu’est-ce que vous voulez produire (quoi ?)
  • A qui est destiné le produit/ projet (votre cible)
  • Le nom du produit
  • La catégorie du produit
  • Les avantages du produit
  • La création de valeur du produit
  • La distinction du produit par rapport à la concurrence

Ces exigences sont complétées par une feuille de route : cette étape vous permet de définir comment vous y allez. Cette feuille de route sert essentiellement à enclencher la première étape. Elle sera modifiée au fur et à mesure de l’avancement du projet ou de la production. Avec Wekowork vous pouvez définir votre feuille de route en réalisant des listes d’action par thématique sous forme de tableau kanban : vous allez alors kabaniser votre scrum ( ça paraît technique ces termes, mais il n’en n’est rien, c’est très simple).

Enfin les exigences intègrent les livraisons cibles et les sprints. Il s’agit de planifier des fonctionnalités ou des étapes clefs intermédiaires de manière logique et organisée. Par exemple, si vous organisez votre mariage, vous allez définir la date du mariage puis lancer les invitations et non l’inverse. L’élément clef de cette étape est de prioriser vos exigences.

b. Le backlog produit/ projet

Le backlog pourrait se définir par l’ensemble des actions à réaliser pour atteindre mon objectif final. Par exemple si votre projet est d’organiser votre mariage, les principales actions à réaliser pourraient être :

  • Evaluer le budget disponible
  • Identifier qui paie quelle partie
  • Trouver un lieu
  • Trouver une date
  • Faire la liste des invités
  • Inviter les convives
  • Choisir un traiteur
  • Choisir les vins
  • Ajuster le budget
  • Choisir les tenues/ bagues
  • Vérifier qui sera présent
  • Choisir la musique….

c. La planification des sprints

La planification des sprints permet de ranger dans le bon ordre les grandes actions/ le thèmes de travail.

Par exemple, pour votre mariage, le choix de vos tenues n’est pas prioritaire. La priorité est bien de trouver un lieu pour organiser votre fête.

d. Les sprints

Les sprints sont des phases de production intenses permettant d’aboutir à un livrable intermédiaire. Ces sprints sont organisés par une séance de brainstorming appelée Scrum (la mêlée) dirigée par le chef de projet ou le master scrum. Cette mêlée permet de sélection l’ensemble des cartes / actions à réaliser sur une courte durée pour produire le livrable intermédiaire. Ces cartes sont choisies dans le backlog. Pour l’organisation d’un mariage, la première étape serait de définir la date et le lieu. Pour cela un premier sprint serait de choisir l’endroit de la réception. Ce sprint serait alors décomposé en plusieurs sous-actions (ces actions sont le backlog du sprint) :

1. définir le type de lieu pour la cérémonie

2. sélectionner 5 ou 6 lieux correspondants aux souhaits

3. définir votre plan d’action

4.prendre rdv et visiter ces lieux sur un we

5. prendre une décision au regard de vos préférences

En fonctionnant en sprint, vous optimisez votre production ou votre façon de faire. Au lieu de sélectionner un lieu, puis de le visiter, puis d’en sélectionner un autre et de le comparer, vous regroupez vos actions sur un lapse de temps bien défini et conduisez votre projet par rapport à des objectifs. Mais pour faire cela, vous avez dû définir un mini plan d’action. Ce mini plan vous l’avez peut-être fait automatiquement : il s’agit de la phase de scrum quotidien. Cette étape doit être un automatisme. Pour les projets informatiques il s’agit d’un scrum quotidien (étape 5) complété d’une analyse de la performance afin de s’ancrer dans une démarche d’amélioration continue. Pour d’autres projets ces scrums doivent être réalisés à fréquence régulière selon les besoins du projet.

e. L’étape de l’adaptation : la revue du sprint

Une fois le sprint terminé, il est temps d’analyser la situation : il s’agit de la revue du sprint. Soit ce que vous avez produit, réalisé correspond aux attentes (attentes du client notamment), soit le résultat n’est pas adéquat. Continuons avec l’exemple de l’organisation de votre mariage : soit vous avez trouvé l’endroit idéal pour la cérémonie, soit vous n’êtes pas satisfaits. Si vous êtes dans le second cas, il faut bien retravailler l’étape des exigences. Pour ce faire, il est nécessaire de comprendre pourquoi le sprint que vous avez réalisé n’a pas abouti à un résultat positif :

  • En allant visiter les lieux vous vous êtes aperçus qu’ils ne correspondaient pas à vos attentes
  • Ou vos attentes ont évolué, et par exemple vous recherchez un endroit plus simple

Dans ce cas il est essentiel de ne pas continuer tête baissée, mais d’adapter votre projet. A la base vous souhaitiez fêter votre mariage dans un château mais au final ce choix ne vous correspond pas. Pas de problème, modifiez votre exigence et refaite un nouveau sprint en choisissant des lieux correspondant davantage à vos attentes.

La gestion de projet SCRUM se veut pragmatique et est fondée sur l’expérience et surtout sur le retour d’expérience : le projet devait prendre cette direction, vous commencez le projet et vous et votre équipe vous rendez rapidement compte que ce n’est pas la bonne façon de procéder, réorientez vos choix.

Une fois ce sprint terminé, vous pouvez passer aux autres sprints.

Pour chaque thématique (par exemple : inviter les convives, choisir le traiteur, choisir le thème, les vêtements, les bagues…) vous allez réaliser un sprint. Un sprint est fini quand il est 100 % satisfaisant, c’est-à-dire une fois que le client l’a validé.

f. La rétrospective du sprint

Cette étape est trop souvent oubliée, mais est essentielle pour tous les projets d’entreprise. La rétrospective du sprint est réalisée après chaque fin de sprint. Si vous étiez un sprinteur, ce serait l’étape où vous analyseriez votre performance au ralenti sur écran avec votre staff.

Toute l’équipe scrum participe ainsi que les parties prenantes et notamment le client. Cette phase n’est plus une phase de test de ce que vous avez produit, mais il s’agit d’une étape du comment vous l’avez produit. Cela correspond aux phases de retour d’expérience que tout projet doit avoir. C’est le moment d’identifier les points qui ont été bloquants (par exemple le manque de réactivité du client) et ce qui a bien fonctionné. Cette étape se termine par un plan d’actions pour améliorer les prochaines phases de sprint.

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