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Mieux gérer son temps avec un gantt partagé.

Se mettre en action pour réaliser ce que l’on a à faire n’est pas chose facile et peut parfois prendre autant de temps que l’action en elle-même. Le principal risque face à la gestion de son temps est la procrastination. Avant de réfléchir à comment mieux gérer son temps, attardons-nous sur les ennemis de la productivité. Ils sont de 3 ordres :

  • Le manque de motivation
  • Un blocage : manque d’information, d’outil, conditions de travail inadaptées
  • Les perturbations externes : notifications téléphoniques, mails…

1. Trouvez la motivation : faites-vous un planning facilement avec le gantt automatisé

Il arrive que l’on soit découragé avant même de nous plonger dans le/ les projets qui nous attendent. On se demande comment on gérer l’ensemble des tâches à faire et nous ne parvenons pas à identifier combien de temps il nous faudra consacrer. Souvent nous perdons un temps fou à nous y mettre, à plonger dans notre to do. Pourquoi ? Les principales raisons identifiées sont celles-ci :

  1. Vous ne voyez pas par où commencer
  2. Vous ne savez pas comment faire
  3. Le chemin nous paraît trop long
  4. La quantité de choses à faire nous paraît monstrueuse

Mieux gérer son temps avec notre gantt  automatisé

Bref, avant de commencer vous êtes déjà découragé. Pour avancer la première chose à faire est de prendre le temps de se poser pour bien identifier la charge de travail que nous avons réellement . Souvent elle ne correspond pas à ce qu’on s’était initialement imaginé. Vous avez beaucoup de choses à faire ? Ok, sortez-les de votre tête et veillez à ne rien oublier et à bien anticiper les blocages éventuels. Il existe quelques astuces pour être efficace et se motiver.

Clarifiez la situation

Il s’agit de repérer et de lister l’ensemble des choses à faire et de les hiérarchiser. Ici nous appelons actions ces fameuses choses à faire. Nous allons donc nous mettre en action et surtout nous motiver.

Nous vous conseillons pour cela d’ouvrir un projet dans Wekowork, projet que vous pouvez intituler « à faire ». Une fois ce projet créé, réalisez une liste des actions à faire et travaillez sur la priorisation. Cette étape réalisée, déjà vous allez vous sentir mieux, car votre charge mentale s’est allégée : et oui, tout ce à quoi vous deviez penser est écrit dans vos cartes actions. Il ne reste plus qu’à mettre en place une gestion du temps optimale.

Préparez des conditions de travail optimales

Avant de vraiment vous mettre en action regardez autour de vous. Quel est l’état de votre bureau ? Prenez quelques minutes pour vous mettre en place les conditions de travail optimales et pour créer une ambiance de travail digne de ce nom :

  • Rangez votre bureau
  • Retirez ce qui est inutile
  • Faites de la place

Allez on se motive, c’est parti on avance, on se fait un petit planning !

2. Vérifier que l’ensemble des conditions sont réunies pour tenir votre planning

Si vous devez réaliser un projet professionnel, identifiez bien en amont les points qui pourraient bloquer l’avancement de votre projet. L’objectif ici est que vous puissiez avancer efficacement. Il n’y a rien de plus frustrant que d’être motivés, d’être dans les starting blocks et de ne pas pouvoir avancer car :

  • Vous manquez d’une information
  • Le collègue avec qui vous devez travailler n’est pas disponible
  • Vous n’avez pas les bons outils
  • Vous n’avez pas compris ce qu’on attendait de vous sur le projet

Si c’est flou, impossible d’avancer

Il peut arriver de ne pas savoir par quel bout commencer, tout devient flou et impossible de commencer. Vous êtes alors dans une situation de blocage. Le plus simple est d’essayer de mettre en place une méthodologie projet afin de clarifier votre plan d’actions.

Pour cela, Wekowork vous apporte un cadre méthodologique afin de vous poser les bonnes questions avant de démarrer et d’optimiser votre organisation personnelle et professionnelle. Ces questions sont les suivantes :

  • Qui est responsable de l’action ?
  • Quel est le livrable attendu ?
  • Quelles sont les informations nécessaires ?
  • Quelles sont les actions à répartir ?
  • Qui contribue à cette action (qui me donne des informations ou à qui dois-je en donner ?)
  • Quels sont les risques identifiés ?
  • Quels sont les points de bocage à date ?

Définissez les jalons : essayez l’essai gratuit de la fonctionnalité gantt

Une fois toutes ces questions traitées, vous pouvez alors définir les dates de début et de fin de vos actions. Hiérarchisez vos actions à réaliser et identifiez celles que vous pouvez réaliser aujourd’hui, dans la semaine et celles moins urgentes. N’oubliez pas de garder chaque jour au moins une plage d’1 heure pour traiter les imprévus et clarifier l’avancement de vos actions.

Besoin d’avancer sur votre projet, c’est le moment de ne plus recevoir de sollicitations et par conséquent d’avoir quelques réflexes pour passer plus de temps concentré sur votre projet.

3. Concentration, maître mot de la réussite : déconnectez tout !

  • Mettre votre téléphone en mode avion
  • Ne plus consulter vos mails
  • Et surtout de ne plus surfer sur le net !

Allez on coupe tout et on avance

On se fait un sprint de travail sans papillonner. Fixez vos priorités et allouez le temps que vous souhaitez pour réaliser une action : fixez-vous des délais tenables. Commencez avec des plages de temps assez courtes n’excédant pas 2 heures puis faites une pause, sauf si vous êtes lancés et que rien ne peut vous arrêter. Dans ce dernier cas ne freinez pas votre efficacité personnelle et foncez !

Apprenez à identifier votre mode de fonctionnement

C’est à vous d’identifier les phases de travail durant lesquelles vous êtes le plus productif. Surfer sur ces phases pour avancer un maximum. Nous n’avons pas la même productivité toute la journée, certains moments sont plus propices au travail de fond et à la concentration, d’autres à la réflexion à la créativité ou autre.

4.Prenez le temps, vous en gagnerez

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Accordez-vous des pauses régulièrement notamment quand vous avez fini une tâche dans les délais.

Nul besoin de foncer tête baissée vers l’action suivante, posez vous quelques minutes ou plus. Vous n’arrivez pas à avancer, vous ne trouvez pas la solution ou vous ne parvenez pas à vous concentrer, alors faites une pause et recommencez sur de meilleures bases. Revoyez votre objectif redécoupez votre action en plusieurs actions

5. Soyez fier de vous !

Consultez régulièrement votre tableau de bord Wekowork et vérifiez l’avancement de votre travail. Vous avez réussi à suivre votre plan d’action et vos objectifs ? Bravo, vous pouvez être fiers de vous. Vous n’avez pas réussi à tout faire ? D’après-vous, pourquoi ? Vos objectifs étaient-ils trop ambitieux ? Vous avez manqué de ressources ?

Allez on recommence la semaine prochaine et vous allez vous améliorer !

En attendant, découvrez ci-dessous le logiciel en ligne qui vous aidera à mieux gérer votre temps !

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Vous pourrez déjà profiter des nombreuses fonctionnalités clefs pour gérer vos projets simplement.

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